Press Release

Sebagai seorang PR Practitioner, pasti kita sering kali berhubungan dengan media. Baik dalam mengundang dalam kegiatan press confference, event program komunikasi, mengadakan media gathering, pengiriman press release, media kit, ataupun beragam kegiatan informal maupun formal lainnya.

Misal di salah satu kegiatan media relations, ketika kita mengundang para wartawan media dalam kegiatan konferensi pers, biasanya para wartawan diberikan media kit mengenai isu yang diangkat dalam konferensi pers tersebut. Di dalam media kit yang diberikan, biasanya disertakan press release.

Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.
Berbicara mengenai Press Release, berikut sepuluh tips yang dapat dijadikan panduang dalam membuat rilis:
1. Pastikan informasi yang akan disampaikan memilki nilai berita yang kuat.
2. Informasikan alasan kepada media mengapa  informasi yang disampaikan perlu mereka ketahui.
3. Mulailah dengan menyampaikan deskripsi berita baru siapa yang menyampaikan, bukan sebaliknya.
4. Tanya diri Anda sendiri dahulu, apa yang membuat orang merasa berita ini penting bagi diri mereka? Lalu apa hubungannya dengan kepentingan mereka
5. Pastikan bahwa sepuluh kata pertama dari release yang Anda buat benar-benar kuat dan memiliki informasi yang bermanfaat.
6. Hindari penggunaan kata-kata umum dan bersayap dan fokus kepada informasi yang akan disampaikan.
7.  Sampaikan fakta-fakta.
8. Cantumkan contact person pada release selengkap mungkin mulai dari nama, alamat telepon, alamat e-mail, website dan sebagainya.
9.Pastikan waktu yang tepat untuk pengiriman release. Pengiriman release pada akhir pekan untuk berita ekonomi tak akan banyak membuahkan peliputan.
10. Permudah reporter/jurnalis untuk mendapatakan informasi yang ingin diperoleh dari data-data di release.
Disamping 10 langkah diatas, ada beberapa info lagi nih yang musti diketahui bagi para calon praktisi PR mengenai teknik menulis Press Release. Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama, sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu:

• Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal, regional atau pun nasional;
• Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri;
• Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang saham.

Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid). Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When: kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?).
Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).